Wat kost 3CX? Dat lijkt een eenvoudige vraag, maar in de praktijk is het antwoord minder rechttoe rechtaan.
Als je telefonieoplossingen vergelijkt, kijk je al snel naar prijzen per gebruiker of een vast maandbedrag. Logisch. Tegelijk laat dat bij telefonie vaak maar een deel van het verhaal zien. Verschillen in prijsmodel, functionaliteit en beheer zorgen ervoor dat oplossingen lastig één op één te vergelijken zijn.
3CX werkt bijvoorbeeld niet met een standaard prijs per gebruiker, maar met een model dat gebaseerd is op gelijktijdige gesprekken. Daardoor kom je al snel op een andere manier van rekenen en beoordelen uit.
De kosten van 3CX hangen af van het aantal gelijktijdige gesprekken, de licentie en de inrichting van je omgeving. In dit artikel krijg je een helder beeld van wat 3CX kost, hoe het kostenmodel werkt en waar je op wilt letten als je 3CX vergelijkt met andere oplossingen.
De kosten van telefonie zitten op meer plekken dan je denkt
Wie naar telefonie kijkt, begint vaak bij de licentie of het maandbedrag. Maar daarmee heb je nog niet het hele plaatje.
De totale kosten van een telefonieomgeving bestaan meestal uit meerdere onderdelen, zoals:
- licentie van het telefonieplatform
- SIP-trunk en telefoonnummers
- hosting of servercapaciteit
- beheer en support
- hardware, zoals toestellen of headsets
- aanvullende functionaliteiten of losse tools
- implementatie- en migratiekosten
De optelsom hiervan bepaalt of een oplossing in de praktijk goed uitpakt. Een pakket dat op het eerste gezicht voordelig lijkt, kan alsnog duurder worden als extra modules, integraties of beheer buiten de basisprijs vallen.
Hoe werkt het kostenmodel van 3CX?
Een belangrijk verschil met veel andere oplossingen zit in het prijsmodel van 3CX. De prijs van 3CX is gebaseerd op gelijktijdige gesprekken. Dat is voor veel organisaties voordeliger dan een vaste VoIP-prijs per gebruiker. Bij 3CX lopen het aantal medewerkers en de kosten niet automatisch één op één mee.
In organisaties waar niet iedereen tegelijk belt, sluit dat model beter aan op de praktijk. Een hotel is daar een duidelijk voorbeeld van. Op elke kamer staat een toestel, maar hoe vaak wordt dat gebruikt? Het is vooral de receptie die veel belt. Het aantal gelijktijdige gesprekken blijft daardoor relatief laag, terwijl het aantal gebruikers hoog is. Je kunt je voorstellen dat de hotelmanager dan ook liever betaalt per gelijktijdig gesprek dan per gebruiker.
Kleine kanttekening: sinds kort hanteert 3CX een maximale verhouding tussen het aantal gebruikers en het aantal gelijktijdige gesprekken. Dat betekent dat je niet onbeperkt gebruikers kunt toevoegen zonder dat de capaciteit meegroeit.
Welke 3CX-variant past bij jouw situatie en gebruik?
Binnen 3CX Professionals heb je de keuze uit verschillende pakketten, afhankelijk van hoe je de telefonieomgeving wilt inzetten. Zo kun je kiezen voor een gedeelde omgeving met een beperkt aantal gebruikers, wat vooral voor kleinere organisaties een toegankelijke en voordelige instap biedt.
Heb je meer behoefte aan controle, schaalbaarheid of specifieke functionaliteiten, dan kom je uit bij een eigen omgeving. Daarmee heb je meer vrijheid in inrichting en beheer en kun je de omgeving beter afstemmen op je organisatie. Denk aan meer gelijktijdige gesprekken, uitgebreidere functionaliteit en integraties met andere systemen.
Welke variant het beste past, hangt vooral af van de omvang van je organisatie, je gebruik en de mate waarin je zelf regie wilt houden over de telefonieomgeving. 3CX Professionals helpt je om daarin de juiste keuze te maken en de omgeving passend in te richten.
Voor welke organisaties is 3CX financieel interessant?
Je ziet dat 3CX vooral goed past in situaties waar gebruik en organisatiegrootte niet één op één samenlopen. Bijvoorbeeld bij:
- organisaties met relatief veel gebruikers, maar een beperkte gelijktijdige beldruk
- organisaties met meerdere locaties
- omgevingen waarin je flexibel wilt opschalen zonder direct per gebruiker te betalen
ROI van telefonie zit ook in beheer en inrichting
Als je naar kosten kijkt, kom je al snel uit bij licenties en abonnementen. Maar voor een goede afweging is het belangrijk om ook naar de bredere ROI te kijken. Je ziet bij 3CX bijvoorbeeld voordeel in:
- minder losse systemen voor bellen, chat en videobellen
- minder beheerlast voor interne IT
- minder schakelen tussen applicaties
- sneller wijzigingen kunnen doorvoeren
- meer inzicht via rapportages
- betere aansluiting op CRM of Microsoft Teams
Functionaliteit: inbegrepen of opgebouwd met losse modules?
Bij het beoordelen van de kosten speelt ook mee hoeveel functionaliteit standaard inbegrepen is. Bij sommige oplossingen werk je met losse modules of add-ons, bijvoorbeeld voor wachtrijen, rapportages of integraties. Dat betekent dat je functionaliteit gaandeweg uitbreidt en de kosten stap voor stap oplopen.
Bij 3CX zijn veel van dit soort functionaliteiten standaard onderdeel van het platform. Daardoor blijft het kostenmodel overzichtelijker en voorkom je dat je meerdere losse onderdelen moet combineren om tot dezelfde functionaliteit te komen.
3CX maakt het mogelijk om communicatie centraler te organiseren en te koppelen aan systemen die je al gebruikt. Daardoor verschuift de vergelijking van alleen prijs naar hoe goed het in de praktijk werkt.
Checklist: waar let je op bij het vergelijken van 3CX en andere telefonieoplossingen?
Bij het vergelijken van telefonie zit de uitdaging vooral in de verschillen tussen aanbieders. Niet iedereen rekent op dezelfde manier en ook wat wel en niet inbegrepen is verschilt.
Als je de 3CX kosten vergelijkt met andere oplossingen, let dan ook op deze punten:
- Waarop is de prijs gebaseerd?
Per gebruiker, per locatie, per module of op basis van gelijktijdige gesprekken. - Welke functionaliteiten zijn inbegrepen?
Denk aan wachtrijen, keuzemenu's, rapportages, videobellen, chat en integraties. - Welke onderdelen komen daar nog bovenop?
Sommige modules of koppelingen worden apart afgerekend. - Wat gebeurt er als je groeit of verandert?
Hoe werkt opschalen door in de kosten? - Welke hardware kun je behouden?
Toestellen en headsets hoeven niet altijd vervangen te worden. - Hoe is beheer verdeeld?
Wat doe je zelf en wat ligt bij een partner? - Welke inzichten heb je uit je huidige rapportages?
Rapportages laten zien hoe telefonie nu wordt gebruikt, bijvoorbeeld via wachttijden en piekmomenten. Dat helpt om beter te beoordelen welke oplossing echt past bij je organisatie. - Wat hoor je van de mensen die dagelijks met telefonie werken?
De receptie of frontoffice weet vaak precies waar het in de praktijk misgaat. Die input geeft vaak inzichten die je niet uit rapportages haalt.
Overweeg je een overstap naar 3CX? In dit artikel lees je hoe zo'n traject eruitziet en waar je rekening mee moet houden.
Vraag een adviesgesprek aan voor een vergelijking
Wil je weten wat de kosten van 3CX in jouw situatie zijn? In een adviesgesprek kijken we naar je huidige inrichting, gebruik en kostenstructuur en hoe die zich verhouden tot 3CX.
Plan een adviesgesprek en ontdek waar 3CX waarde kan toevoegen op het gebied van kosten, beheer en bereikbaarheid.
