Branche · Accountancy & financieel

Telefonie voor accountancy en financiële dienstverlening

In je vak is een gesprek een afspraak. Wat er is gezegd moet later terug te vinden zijn, en de vastlegging moet kloppen met de regels.

Adviesgesprek aanvragen Doe de overstapscan

De situatie

Bereikbaarheid in accountancy & financieel

Accountants- en advieskantoren kennen een uitgesproken seizoenspatroon. Rond aangiftetermijnen en jaarafsluitingen loopt het belvolume op terwijl juist dan iedereen inhoudelijk bezet is. De rest van het jaar is de bereikbaarheid geen probleem, maar de piek bepaalt hoe klanten je kantoor beoordelen.

Daarnaast is vastlegging hier geen luxe. Wat er telefonisch is besproken en toegezegd, moet terug te vinden zijn in het dossier van de klant.

Wat we tegenkomen

De knelpunten in deze sector

Seizoenspieken

Enkele weken per jaar loopt het belvolume sterk op, precies wanneer de capaciteit het laagst is.

Losse aantekeningen

Een telefonische afspraak die alleen in iemands hoofd of op een kladblok landt, is later niet herleidbaar.

Persoonlijke relatie per klant

Klanten willen hun eigen adviseur, niet een willekeurige medewerker. Tegelijk mag een gesprek niet blijven liggen als die adviseur er niet is.

Opnames en de AVG

Structureel opnemen mag alleen met wederzijdse instemming en met een bewaartermijn die niet langer is dan nodig.

Onze aanpak

Hoe we dat met 3CX oplossen

Geen standaardpakket, maar een inrichting die het patroon van je organisatie volgt.

Piekafhandeling die je vooraf inregelt

Wachtrijen met terugbeloptie en een tijdelijke extra bezetting tijdens de aangifteperiode. In de rapportage zie je per week of de capaciteit klopte.

Meer hierover

Gesprek in het klantdossier

Via de CRM-koppeling opent bij een inkomend gesprek het juiste dossier en wordt het gesprek vastgelegd bij de klant. Geen losse aantekeningen meer.

Meer hierover

Vaste adviseur met achtervang

Klanten komen bij hun eigen adviseur uit. Is die in gesprek of afwezig, dan valt het gesprek terug op de vaste achtervang binnen het team. Zonder dat de klant opnieuw moet bellen.

Samenvattingen uit het gesprek

3CX biedt AI-transcriptie en gesprekssamenvattingen, sinds V20 Update 10 inclusief notities en actiepunten. Wat je daarvan gebruikt, bepaalt je eigen beleid en verwerkersregister.

Meer hierover

Veelgestelde vragen

Hoe lang mogen wij gespreksopnames bewaren?

De AVG schrijft geen vaste termijn voor, maar wel dat je opnames niet langer bewaart dan noodzakelijk voor het doel. Voor je sector kunnen daarnaast bewaarplichten uit financiële regelgeving gelden; dat is een vraag voor je compliance-adviseur, niet voor ons. 3CX kan automatische verwijdering na een door jou ingestelde periode uitvoeren.

Kunnen gesprekken automatisch in ons kantoorsysteem terechtkomen?

3CX heeft voorgeteste integraties met onder meer Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics 365, Zoho, Vtiger en Freshdesk, en een REST API voor andere systemen. Of je kantoorsoftware direct koppelbaar is, bekijken we in de inventarisatie.

Andere branches

ZorgBereikbaar zonder dat patiëntgegevens rondslingeren.OnderwijsEén centrale ingang voor meerdere locaties en roosters.Transport & logistiekPlanning, chauffeurs en klanten in één bereikbaarheidsketen.

Benieuwd of 3CX bij je organisatie past?

In een adviesgesprek van een uur brengen we je huidige situatie in kaart en krijg je een concreet advies op papier. Ook als dat advies is dat je beter kunt blijven zitten.

Adviesgesprek aanvragen Doe eerst de overstapscan

Liever direct iemand spreken? 0318 528 528