Je kunt verrassend lang blijven hangen in een telefonie-oplossing die eigenlijk niet meer past. Niet omdat je het niet ziet, maar omdat overstappen al snel voelt als gedoe: risico op onbereikbaarheid, apparatuur die vervangen moet worden en gebruikers die moeten wennen.
Begrijpelijk. Het goede nieuws is: met een duidelijke aanpak is een overstap meestal goed te plannen en beheersbaar te houden. In dit artikel laten we zien wat signalen zijn dat de huidige oplossing (zoals KPN ÉÉN, Xelion, Mitel of Voys) niet meer goed aansluit en hoe een overstap naar 3CX er stap voor stap uitziet.
Herken je dit: het werkt nog… maar het past niet meer. De organisatie groeit, er komen meer locaties, medewerkers werken vaker op afstand. En ineens merk je dat de huidige oplossing niet meer meegroeit.
Traditionele telefonie-oplossingen zoals KPN ÉÉN, Xelion, Mitel of Voys, hebben vaak deze nadelen voor organisaties in ontwikkeling:
Als IT-manager zoek je telefonie die meegroeit met de organisatie, zonder gedoe of verrassingen. 3CX telefonie springt eruit door een voordelig kostenmodel, flexibel beheer en schaalbaarheid.
Lees meer over de voordelen van 3CX: Wat is 3CX en waarom zou je overstappen?
En dan komt het moment dat je denkt: dit wil ik niet nóg een jaar voor me uitschuiven. Alleen, je wilt ook geen migratieproject dat je weken werk bezorgt of de bereikbaarheid riskeert. Dat begrijpen we. Gelukkig is dat ook niet nodig, met de juiste voorbereiding en ondersteuning. Om je een beeld te geven van het migratieproces, laten we zien hoe dit eruitziet als we onze klanten begeleiden bij een migratie naar 3CX.
Elke migratie is natuurlijk maatwerk, maar in grote lijnen komt het neer op deze zes stappen. Dit is de aanpak die we doorgaans volgen om grip te houden op risico’s, doorlooptijd en adoptie:
Nummerportering is meestal goed te plannen. Er zijn een aantal zaken om rekening mee te houden:
Goed nieuws: vaak kan veel hardware gewoon mee. Als toestellen en headsets VoIP/SIP ondersteunen, is hergebruik regelmatig mogelijk. Het voordeel van een open platform zoals 3CX is dat je niet per se vastzit aan één merk. Waar sommige leveranciers vooral met eigen hardware werken, kun je bij 3CX in veel gevallen met bestaande apparatuur door.
Wanneer moet je hardware wel vervangen? Als devices geen goede SIP/VoIP-ondersteuning hebben of te beperkt zijn voor jouw gewenste gebruik. Dan is het verstandiger om gericht te vernieuwen.
De grootste risico’s bij een telefonie-migratie ontstaan meestal als je het erbij probeert te doen. Je zet alles over, denkt dat het wel klopt en ontdekt pas na livegang dat een callflow net anders werkt, dat toestellen niet goed registreren of dat een routering buiten kantoortijden ontbreekt. Resultaat: gedoe, onverklaarbare onbereikbaarheid en alsnog brandjes blussen.
Je kunt als eindklant rechtstreeks met 3CX werken en alles in eigen beheer doen. Maar wat wij in de praktijk vaak zien: IT-managers willen vooral zeker weten dat het goed staat, zonder er wekenlang tijd in te hoeven steken. Daarom nemen wij het zware werk uit handen: we verzamelen zoveel mogelijk informatie vooraf, vragen toegang tot de huidige omgeving, ‘spitten’ die door en brengen precies in kaart wat er is ingericht. Op basis daarvan bepalen we samen: wat nemen we over, wat kan slimmer en wat moet vooral niet mislopen?
Zo wordt de overstap geen risicovol experiment, maar een gecontroleerde migratie met een duidelijk plan, tests en nazorg. Als dat proces strak wordt uitgevoerd, kun je rekenen op een soepele migratie zonder verrassingen.
Bij veel overstappen zit de spanning niet eens bij IT, maar bij de werkvloer. Medewerkers verwachten een nieuw systeem met nieuwe stappen, nieuwe schermen en gedoe in de eerste weken. Logisch, want mensen houden niet van verandering en telefonie is belangrijk in het dagelijkse werk.
Wat we in de praktijk vaak zien bij een overstap naar 3CX, is dat die weerstand snel wegzakt. We houden de training bewust kort en praktisch. We laten medewerkers zien: hoe neem ik op, hoe verbind ik door en hoe werkt dit op de apparaten die ik gebruik? Daarbij helpt het dat de bediening via een overzichtelijke webpagina loopt met simpele buttons. Eenvoudig en intuïtief.
En dan komt het moment dat je hoort: “Oh, dit is eigenlijk heel logisch.” Of na een ochtend: “Het lijkt alsof we hier al weken mee werken.”
Van zulke reacties worden wij blij. Want als de werkvloer het direct oppakt, blijft het bij jou ook rustig: minder vragen, minder herstelwerk, minder ruis.
Als 3CX Titanium Partner hebben we al veel organisaties begeleid in de overstap naar 3CX. Wij kijken graag met je mee naar de mogelijkheden: welke voordelen kun je behalen met 3CX, welke devices kun je blijven gebruiken, welke callflows zijn belangrijk en wat zijn de risico’s voor jouw organisatie? Vraag een gratis overstapscan aan, je zit nog nergens aan vast.